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Vorgehensweise bei elektronischer/optischer Archivierung/Dokumentenmanagement System

Hallo zusammen,

o. g. soll eingeführt werden.

Im Unternehmen gibt es viele alte Kundenakten mit teilweise "schlechtem Papier".

Wie bereitet ihr diese Akten für das Scannen vor?

Jedes Blatt begutachten, im Zweifel abgeknickte Ecken abkleben oder "begradigen", kleine Blätter auf A4 vergrößern ..., um erst dann alles zum Scannen in den Scanner legen?

Oder

Einfach alles in den den Scanner einlegen und laufen lassen, dabei Live-Kontrolle durchführen, ob alles korrekt eingescannt wurde. Wenn etwas hakt, es zu Papierstau kommt, ein Blatt nicht gescannt werden konnte, erst dann "eingreifen", das nicht scanbare Blatt anschauen, gucken, woran es liegt, dieses evtl. entsprechend "bearbeiten" und scanbar machen, neu einlegen, den Scanvorgang an der gestoppten Stelle wieder aufnehmen?

Wenn man, wie im zweiten Fall, eine Live-Kontrolle durchführt, entfällt die nachfolgende Kontrolle durch den Scan-Mitarbeiter, ob eben alles korrekt eingescannt wurde!?

Ist überhaupt ein Vier-Augen-Prinzip notwendig? D. h., muss das Eingescannte von demjenigen live und, oder nachfolgend kontrolliert werden und dann noch einmal von einem anderen Scan-Mitarbeiter?

Auch als grober Richtwert, die Blätter der Akten sind durchnummeriert. Hat die Akte 327 Blätter und wurden nachher auch 327 Blätter eingescannt, kann und darf man davon ausgehen, dass die Akte auch komplett eingescannt wurde!?

Die zweite Vorgehensweise sollte doch voll und ganz ausreichen und mit der ersten Vorgehensweise beraubt man sich selbst zu viel Zeit, oder!?

Wie macht ihr das?

Wie viele Blätter pro Tag scannt ihr so bei welcher Vorgehensweise?

Ich freue mich auf eure Antworten.

Viele Grüße

DU
16.08.2015 08:12 von Der Unbeugsame
Hallo,
ich bin zwar kein ausgewiesener Experte was das Einscannen von Dokumenten angeht, aber ich weiß dass es mittlerweile Software gibt, die das Einscannen ziemlich zuverlässig übernimmt. Unser Unternehmen arbeitet schon seit einigen Jahren mit Doxis4 . Wir haben mit dieser Software einen großen Schritt Richtung "Papierloses Büro" machen können. Ob diese SOftware auch in Deinem Fall weiterhilft kann ich natürlich nicht sagen, aber ich würde mich am Markt einfach mal umschauen. So wie ich das mitbekommen habe, war das Einscannen der Dokumente bei uns überhaupt kein Problem. Natürlich braucht es auch die richtige Hardware in Form von Hochleistungs-Scannern, die gerne auch mal weit über 100 Dokumente pro Minute zuverlässig einscannen können.
Die Software unterstützt einen dabei auch indem viele Informationen automatisch abgegriffen und im entsprechenden Archiv abgelegt werden. Das nimmt sehr viel operative Arbeit ab.

Der Markt gibt hier aber sehr viel her und ist sehr umkämpft. Ich würde also empfehlen Dich mal bei Scan-Experten zu erkundigen welche Hardware für Eure Bedürfnisse die Richtige ist und welche Software dann für Euch Sinn macht.

Konkretere Hilfe kann ich Dir leider auch nicht geben, da ich Eure genauen Bedürfnisse zu wenig kenne.

Viele Grüße
03.11.2015 08:13 von DomZon
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